غرفة الشرقية تستعرض أدوات تنظيم الوقت في بيئات العمل بالخفجي

عقدت غرفة الشرقية مُمثلة بمركز تمكين المرأة مساء الإثنين 12 مايو 2025، بفرعها بالخفجي برنامج تمكين الموارد البشرية بعنوان “أدوات تنظيم الوقت في بيئات العمل” والذي يهدف إلى تقديم الدعم والإرشاد للباحثين عن العمل.
واستعرضت المحاضرة بالكلية الجامعية بالخفجي وجامعة حفر الباطن حنان بنت أحمد آل عقيل، التي قدمت البرنامج حول الأدوات الفعالة لتنظيم الوقت في بيئات العمل، ومصفوفة ايزنهاور أقسام المصفوفة وتصنيف المهام، وتقنية pomodoro لإدارة الوقت، والأدوات الرقمية لتنظيم الوقت، وإدارة الوقت ورفع الإنتاجية.
وقالت آل عقيل بأن الأدوات الرقمية لتنظيم الوقت قد تطورت كثيراً في السنوات الماضية، وأصبحت المنظمات تعيش ثورة التغيير والتطوير، فبعد أن كانت ورقية بعدة أشكال، تطورت إلى الكترونية ومؤخراً بخصائص ذكاء اصطناعي، وأنه توجد العديد من التطبيقات والمواقع الالكترونية التي تعنى بتقديم خدمات المساعد الشخصي لتنظيم المهام وإدارة الوقت، كما تختلف الخدمات المقدمة من تطبيقات أو موقع لآخر، كما ان بعضها مجاني والبعض مدفوع، ومؤخراً تم إدخال مزايا متعلقة بالذكاء الاصطناعي مع هذه التطبيقات لينجز بعض المهام بالإضافة إلى تنظيمها.
وأشارت آل عقيل إلى أهمية استخدام مصفوفة ايزنهاور، التي تُقسم المهام إلى أربعة تصنيفات وهي (المهام العاجلة والمهمة، والمهام المهمة وغير العاجلة، والمهام العاجلة وغير المهمة، والمهام غير المهمة وغير العاجلة)، لأنها تعمل على تحسين إدارة الوقت، وترتيب الأولويات بكفاءة، وزيادة الإنتاجية، وتحقيق الأهداف على المدى الطويل، وتقليل الإجهاد، وتفويض المهام.
وبينت آل عقيل للحضور من الباحثات عن العمل في الورشة أن الفرق بين المهام والأهداف، هو أن الهدف، يُمثل النتائج النهائية أو الغايات التي نسعى لتحقيقها، وتكون عادة طويلة المدى وشاملة، وتركز على التأثير والنتائج، كتحسين جودة خدمة العملاء، وزيادة الإنتاجية، وتقليل الأخطاء بنسبة 20%.
بينما المهام هي الخطوات أو الأنشطة العملية التي يجب القيام بها لتحقيق الأهداف، وتكون عادة قصيرة المدى ومحددة، وتركز على الإجراءات والتنفيذ، ككتابة تقرير أسبوعي، تنسيق اجتماع مع الفريق، إعداد عرض تقديمي، بحيث أن الأهداف تتحقق من خلال تنفيذ المهام.